Ein gutes Tagungshotel zu finden, ist oftmals viel einfacher als von den meisten Verantwortlichen angenommen, denn im Wesentlichen geht man hier nicht anders vor als bei der Suche nach einem guten Hotel für den privaten Urlaub. Daher kann es sich lohnen, einfach einen Moment zu überlegen, was man selbst von dem betreffenden Haus erwarten würde und wie ein gutes Tagungshotel zu sein hat. Dies kann dabei helfen die Gedanken zu ordnen und selbstbewusst an die Suche nach der passenden Location heranzutreten, sofern nicht ohnehin Vorgaben durch Vorgesetzte existieren, was diese von dem betreffenden Tagungshotel, wie beispielsweise der Seminarhotel Försterhof lebe pur GmbH, erwarten und welche Ausstattung zu buchen ist und welche Rahmenprogramme zu vereinbaren sind. Auch die Lektüre von eventuell vorhandenen Handbüchern kann hier durchaus weiterhelfen, denn diese bieten meist eine gute Richtlinie, wie im betreffenden Unternehmen bei der Hotelsuche und Hotelbuchung vorgegangen wird.
Die optimale Location für die nächste Geschäftsreise finden
Wer also auf der Suche nach der optimalen Location für die nächste Geschäftsreise ist, sollte sich nicht ausschließlich am Preis, sondern besser an der Lage und Ausstattung des betreffenden Hotels orientieren. Hier kann es beispielsweise wichtig sein, bestimmte Geräte für eine Konferenz und Räume in der richtigen Größe vorzufinden, aber auch die gute Erreichbarkeit auf dem Straßen-, Schienen- und oftmals Luftweg ist wichtig für die Entscheidung. Darüber hinaus sollte es möglich sein im Hotel Verträge aufsetzen und kopieren zu lassen, es sollten genügend Materialien für Workshops und Meetings bereitgestellt werden können, es sollte ein Sekretariatsservice vorhanden sein und die Möglichkeit bestehen, für das Rahmenprogramm einen VIP-Guide zu buchen. Letzteres bedeutet, dass das Hotel Kontakte zu entsprechenden Anbietern und nicht nur zum örtlichen Fremdenverkehrsbüro und den dortigen – eher durchschnittlichen – Guides besitzen sollte.
Das richtige Hotel für den Firmenworkshop online buchen
Verantwortliche, die dagegen "nur" einen Firmenworkshop planen und organisieren sollen, können in kleinem Maßstab ähnlich vorgehen, wie bei der Planung und Organisation größerer geschäftlicher Treffen oder gar von Tagungen und Kongressen. Auf den VIP-Guide kann hier in aller Regel verzichtet werden, da das Klientel nicht gegeben ist. Dafür wird ausschließlich die Arbeit im Mittelpunkt stehen, so dass auch für kleine Nebenzimmer zu Gruppengesprächen zu sorgen ist. Ebenso müssen größere Räume für die Meetings und den Workshop selbst zur Verfügung stehen. Die genaue Teilnehmerzahl ist hier beispielsweise ein wichtiges Buchungskriterium. Ebenso sollte das Budget festgelegt werden, das für das Event zur Verfügung steht, denn oftmals bieten Hotels der unteren bis mittleren Preisklassen hier entsprechende Tagungspauschalen an.
Mit Vergleichsportalen Geschäftsreisen planen
Geschäftliche Treffen von Mitarbeitern und Führungskräften des unteren Managements können mit Hilfe von Vergleichsportalen organisiert und gebucht werden. Hier wird vor allem der Preis für die Veranstaltung und das Arbeitsergebnis im Mittelpunkt stehen und Prestigefragen in den Hintergrund treten lassen. Aus diesem Grund sollten die Kosten pro Teilnehmer einen bestimmten Betrag nicht übersteigen. Dafür kann man als Organisator Budgets vereinbaren und trotzdem alle Annehmlichkeiten nutzen, die das Hotel zu bieten hat. Weiterhin kann es sich lohnen, verkehrsgünstig gelegene Budgethotels der Innenstädte zu buchen, um lange Wege auszuschließen und eine gute Erreichbarkeit zu ermöglichen.
Teilen22 November 2017
Ich bin ein echter Fan des Reisens. Von Kurzreisen bis längere Touren habe ich schon einiges durchlebt und möchte euch in diesem Blog von den Unterkünften berichten, die ich kenne. Aber auch allgemeine Artikel zu Hotels und Pensionen bzw. Ferienwohnungen in interessanten Destinationen werdet ihr hier finden. Der Blog soll Lust auf das Reisen machen, aber eben auch den Schwerpunkt auf die Unterbringung legen. Denn das wisst ihr doch auch: Wenn man abends gerne wieder zurück kommt ins Hotel, wird der nächste Tag noch einmal so schön. Preise, Lage und andere spannende Facts zu Hotels weltweit erwarten euch hier. Freut euch auf den Blog für Reisende!
